Jafnvel þó umræðan um Stóru uppsögnina sé hávær þessa dagana og innihald þessarar greinar því kannski sérlega viðeigandi núna þá á innihaldið samt alltaf við því gott ráðningarferli skiptir alltaf máli.

Þegar ákvörðun er tekin um að fara að leita að nýju fólki hafa stjórnendur alltaf væntingar um að ná í öflugt og flott fólk – en mögulega er ráðningarferlið sem fylgt er ekki til þess fallið að ná í besta fólkið.

Í þessari grein er lögð áhersla á þann tíma sem ráðningarferli tekur og upplifun umsækjenda.

Mögulega er verið að leita að einhverju eins og hefur alltaf verið, í stað þess að hafa hugrekki til að fara nýjar leiðir.
Mögulega er ferlið að taka allt of langan tíma – og besta fólkið búið að ráða sig annað þegar bjóða á því starf.
Mögulega er ekki hugað nægjanlega vel að því að skapa góða upplifun í ferlinu fyrir umsækjendur og að þeir verði jafnvel fráhverfir vinnustaðnum áður en ráðningarferlinu lýkur.

Hér fyrir neðan er dæmi um hvernig ráðningarferli getur litið út, hvernig má mögulega gera það betra og skilvirkara og tryggja betri upplifun.

Ráðningarferli má gróft skipta upp í þessi skref:

1. Þörf vaknar til að fara af stað með ráðningarferli

Misjafnt er hvað kveikir þessa þörf. Gæti verið uppsögn starfsmanns, aukin verkefni eða annað sem kallar á að fleira fólk vantar.
Hér skapast oft tækifæri til að hugsa um hvort það sé raunverulega þörf á ráðningu. Má mögulega fara í einhverja endurskipulagningu á verkefnum, færa fólk til og leyfa því að prófa ný verkefni, brjóta niður múra með lifandi innri vinnumarkaði?
Má mögulega úthýsa verkefnum, ráða tímabundið eða fá inn giggara?

2. Greining á því eftir hverju á að leita

Hér mætti oft setja meiri tíma í vangaveltur, ekki bara að endurnýta síðustu atvinnuauglýsingu með nýrri dagsetningu fyrir umsóknarfrest.
Á að ráða einstakling sem er nákvæmlega eins og sá sem hætti, væri það best?
Hvaða þekkingu vantar, er raunveruleg þörf á tilteknum prófgráðum og eru raunverulega þörf á margra ára reynslu af sams konar starfi?
Á að ráða einstakling sem hentar bara í þetta tiltekna starf eða einhvern sem gæti hentað í fjölbreyttari störf eða verkefni innan vinnustaðarins?
Á að ráða einstakling sem hjálpar til við að viðhalda núverandi verklagi eða einhvern sem er líklegur til að þróa hlutina áfram og búa vinnustaðinn enn betur undir framtíðina?
Á að ráða einstakling með mögulega minni þekkingu og reynslu en ákjósanlegri viðhorf og hugarfar, jafnvel með mikið og gott tengslanet, þekkir inn á tiltekna menningu eða annað?

3. Val á aðferðum til að ná í umsækjendur - og svör til umsækjenda

Í dag eru flestir vinnustaðir farnir að blanda betur saman hefðbundnari aðferðum við nýrri aðferðir. Auglýsa í fjölmiðlum, bæði á net og prenti. Auglýsa á faglegum samfélagsmiðlum eins og Linkedin (ertu ekki örugglega með góðan prófíl þar?). Auglýsa í smáforritum eins og Alfreð.
Hér er þó í raun kannski fátt annað en hugmyndaflugið sem getur stoppað fyrirtæki, við val á aðferðum til að vekja athygli á starfstækifæri á vinnustaðnum. Ótal leiðir færar en mikilvægt að huga alltaf að fagmennsku og samræmi við stefnu og ímynd vinnustaðarins.
Stundum er valið að auglýsa ekki og velja úr almennum umsóknum sem þegar hafa borist fyrirtækinu.
Vannýtt leið er að auglýsa starfið innanhúss. Bæði til að gefa núverandi starfsfólki færi á að færa sig til í starfi á vinnustaðnum, vera með öflugan innri vinnumarkað. En líka að auglýsa og hvetja starfsfólk til að benda á fólk utan vinnustaðarins sem gæti hentað í starfið, einhvern úr þeirra tengslaneti. Slíkar ráðningar hafa verið rannsakaðar og þykja gefast mjög vel. Starfsfólk mælir alla jafna bara með góðu fólki og jafnvel þó nýr starfsmaður kæmi þá úr tengslaneti tiltekins starfsmanns þá er hann ekki að koma úr tengslaneti stjórnandans, vinur eða fjölskyldumeðlimur, en slíkt er aldrei gott.
Oft er svo leitað til ráðningarstofa og þær fengnar til að finna fólk án auglýsingar, hvort sem það fólk er þegar á skrá hjá þeim eða að ráðningarstofurnar fara og finna áhugavert fólk sem jafnvel er ekki í atvinnuleit, oft kallað því óskemmtilega nafni hausaveiðar.
Þegar tekið er á móti umsóknum í gegnum vefsíðu, gjarnan heimasíðu vinnustaðar, er algengt að umsækjendur fái sjálfvirkt og staðlað svar til baka, þar sem þeim er þökkuð umsóknin.
Hér eru mikil vannýtt tækifæri til að gera betur.
Mikilvægt er að sjálfvirka og staðlaða svarið gefi góða upplifun, veiti jafnvel innsýn inn í menningu vinnustaðarins, upplýsi um hvað ferlið muni taka langan tíma (og þá þarf það að standast), jafnvel ábendingu um áhugavert lesefni eða nýlegar fréttir af vinnustaðnum.

4. Leitað að umsækjendum

Hér er unnið út frá skrefi 3, leit hafin og hafi starf verið auglýst þá er unnið út frá ákveðnum umsóknarfresti.
Þegar umsóknarfrestur er ákveðinn og leit hafin ættu allir þeir sem munu koma að mati á umsóknum, ráðningarviðtölum og öðru því sem tengist næstu skrefum að taka strax frá tíma í sinni dagbók sem þeir verði ekki flöskuhálsar í að tryggja hraða framvindu ráðningarferlisins. Tryggja þarf að tímalínan sem ákveðin var, og upplýst var um, standist.

5. Valið úr umsóknum og boðun í viðtöl

Áður en lestur umsókna hefst er mikilvægt að rifja upp hver niðurstaðan var í skrefi 2 og hvað var sagt í auglýsingu, ef starfið var auglýst, og nota það sem viðmið við lestur og mat á umsóknum. Huga að góðu samræmi í matinu.
Passa þarf upp á allar þær mögulegu hugsanaskekkjur, fordóma og annað sem við kunnum að hafa – afskrifa ekki umsóknir eða einstaklinga sem uppfylla kröfur í auglýsingunni en eru einhvern veginn öðruvísi en stjórnendum þykir kannski mest þægilegt fyrir sig, hvort sem það tengist aldri, kyni, kynhneigð, uppruna eða annað.
Þegar búið er að velja úr umsóknum og ákveða hverjir koma í fyrstu viðtöl er gjarnan hringt í fólk og því sagt að áhugi sé fyrir því að fá það í viðtal. Hér er mikilvægt að huga að upplifun umsækjanda, hvernig er viðmót þess sem hringir?
Algengt er í þessum símtölum að hringt sé og umsækjendur spurðir hvort þeir komisti í viðtal á tilteknum tíma. Það er gott og vel en einnig gæti verið gott að hringja og segja fólki að það sé áhugi á að fá það í viðtal og að það muni fá senda vef-hlekk þar sem það getur smellt og valið úr nokkrum tímum, t.d. gæti Calendly hentað vel í þetta. Þetta getur skapað góða upplifun og minni pressu fyrir umsækjandann.
Ef eitthvað verður til þess að þetta skref taki mjög langan tíma eða ferlið sé farið að dragast er mikilvægt að senda skilaboð á umsækjendur og upplýsa þá um það, gjarnan póstur sem aftur gefur góða upplifun, gefur innsýn inn í anda vinnustaðarins, með hlekk á nýlega grein eða viðtal sem tengist vinnustaðnum.

6. Viðtöl, verkefni og ýmsar matsaðferðir

Áður en viðtölin hefjast, sem æskilegt er að tveir einstaklingar taki, er mikilvægt að velja hvaða spurningar á að nota í viðtalinu og velja þær út frá því sem ákveðið var í skrefi 2 og hvað var sagt í auglýsingu, ef starfið var auglýst. Spyrja alla sömu spurninganna svo umsækjendur séu allir metnir á sömu forsendum.
Gott er að hanna spurningarnar til að gefa sem besta innsýn inn í einstaklinginn, hans getu og framtíðarmöguleika þannig að jafnvel að hann hafi ekki reynslu af sams konar starfi að þá geti hann mögulega haft heilmikið fram að færa í það.
Gott er að taka að minnsta kosti tvö viðtöl við þá sem helst koma til greina og þá gjarnan að biðja einstaklingana um að leysa eitthvað verkefni í seinna viðtali, verkefni sem gefur enn betri innsýn inn í getu og framtíðarmöguleika einstaklingsins. Hér er fátt annað en hugmyndaflugið sem getur stoppað við hönnun verkefnanna en þau þurfa þó ekki alltaf að vera mjög flókin, tímafrek eða kostnaðarsöm. Verkefnið getur verið að halda kynningu, eiga samtal á öðru tungumáli, greina tölur og setja fram stutta skýrslu (kallar á að hafa tölvu í viðtalsherberginu), hlutverkaleikur þar sem viðkomandi þarf að bregðast við símtali frá reiðum viðskiptavini eða annað.
Ef tíminn á milli fyrsta viðtals og næsta viðtals er farinn að lengjast er mikilvægt að senda skilaboð um það sem sömu forskrift og áður - en auðvitað best að halda tímalínu.
Oft eru svo notuð ýmis konar persónugerðarpróf en þau þurfa að framkvæmast af fólki með þekkingu og vottun til þess. Margir starfsmenn ráðningarstofa hafa þekkingu og vottanir eða próf til að framkvæma slíkt.
Í öllum viðtölunum, samskiptum í kringum verkefnin og próf er mikilvægt að huga að upplifun umsækjandans.
Hvernig er tekið á móti einstaklingnum? Hvernig er umhverfið þar sem viðtölin fara fram? Er viðkomandi sýndur einlægur áhugi? Fær hann innsýn inn í gildi og menningu vinnustaðarins? Er einstaklingurinn upplýstur um ferlið og áætlaðan tíma o.s.frv.?

7. Umsagnir

Mikilvægt er að hringja í umsagnaraðila sem umsækjandi hefur gefið upp, ekki færri en 2 fyrir hvern umsækjanda sem kemur til greina í starfið.
Æskilegt er að sami aðilinn hringi öll símtölin og mikilvægt er að spyrja þá alla að sömu spurningunum um umsækjandann til að tryggja samræmi í mati á umsækjendum.

8. Ákvörðun um hverjum á að bjóða starfið

Þessi ákvörðun þarf að byggja á mörgum þáttum. Uppfyllir einstaklingurinn það sem leitað er að. Leysti hann verkefnin vel. Fær hann góðar umsagnir. Er það mat þeirra sem tóku viðtölin að hér sé um góðan kost fyrir vinnustaðinn að ræða?
Þegar hringt er í þann aðila sem á að bjóða starfið er enn og aftur mikilvægt að huga að upplifun. Upplifir einstaklingurinn að það sé einlægur áhugi á að fá hann til starfa og að vinnustaðurinn sé sá rétti fyrir hann.

9. Ráðning

Þegar kemur að því að ganga frá ráðningu, semja um ráðningarform, vinnutíma, vinnustað, tól og tæki, kaup og kjör og svo að skrifa undir samning þarf líka að huga að upplifun.
Eru viðmiðin í takt við nútímann og sveigjanleg, eru þau öll út frá því sem vinnuveitandi setur fram eða eru þau umsemjanleg og í takt við nútímann og mögulega framtíð?

10. Höfnun umsækjenda

Æskilegt er að hringja í alla þá sem komu í viðtal eða viðtöl en í lagi að senda öðrum tölvupóst.
Enn og aftur þarf að huga að góðri upplifun. Þarna er um að ræða einstaklinga sem munu tala um vinnustaðinn og hvernig þeim var mætt - og gætu líka verið einstaklingar sem þú vilt ráða inn síðar.

Það sem allt of oft gerist er að þetta ferli tekur of langan tíma.

Of lítil vinna og of lítill tími er tekinn í skref 1-4, því það liggur svo á að fá fólk.
En svo taka skref 5-10 of oft of langan tíma sem skapar ekki góða upplifun á meðal umsækjenda og jafnvel að þeir eru búnir að ráða sig annað áður en fyrirtækið kemst að skrefi 8.

Ég hvet fyrirtæki til að vanda sig mjög vel í fyrri hluta ferlisins, leggja meiri vinnu í þau skref og jafnvel að beita nýrri hugsun og nálgun þar.

Ég hvet fyrirtæki líka til að vinna skipulegar og hraðar, samt af vandvirkni, í skrefum 5-10.

Það er gott að halda utan um hversu langan tíma hvert ráðningarferli fyrirtækis tekur, frá skrefi 1 til 10,
og reyna stöðugt að stytta þann tíma, sérstaklega skref 4-10.

Hvað líður langur tími á þínum vinnustað frá því að umsóknarfrestur rennur út þar til boðað er í viðtöl?
Hvað líður langur tími á þínum vinnustað frá því að búið er að taka fyrstu viðtöl þar til boðað er í næstu viðtöl, með verkefnum, prófum eða öðru?
Hvað líður langur tími á þínum vinnustað frá því að búið er að taka öll viðtöl og hringja umsagnir þar til einstaklingi er boðið starf og búið er að skrifa undir ráðningarsamning.

Ég skora á þig að stytta þann tíma sem ráðningarferli á þínum vinnustað tekur og bæta alla upplifun tengda því ferli.
Það minnkar líkurnar á því að þú missir af þeim sem þú helst vilt ráða.

Gangi þér vel.

Hafa samband við Herdísi Pálu

Hér má lesa meira um mig, minn bakgrunn og mína þjónustu,
einnig þá fyrirlestra, námskeið og aðra þjónustu sem ég býð upp á fyrir ýmsa hópa, félög og fyrirtæki
sem og þjónustu sem ég býð einstaklingum og stjórnendum.

Smelltu hér ef þú vilt vera á póstlista hjá mér.

Ég sendi ekki oft pósta, helst þegar ég vil deila einhverju góðu efni, láta vita af námskeiðum sem ég stend fyrir og fleira í þeim dúr.

Þegar þú skráir þig færðu sent ÓKEYPIS sjálfsmat sem hjálpar þér að finna út hverju þú ættir helst að forgangsraða í áframhaldandi vinnu þinni við að ná 360° árangri, í leik og starfi.